Step5. お知らせの準備をする が完了したら、スタッフにログイン情報を共有し、運用を開始していきます。ここでは、スタッフへのログイン情報の共有方法と、円滑な運用開始に向けた留意点について説明します。
ログイン情報の共有
Step5までで初期設定が完了したら、管理者は各スタッフにログイン情報を共有します。スタッフにログイン情報を共有するを参考に、スタッフIDや初期パスワードなどの情報を、安全な方法で配布してください。
スタッフがアプリまたはWebからログインを完了すると、kotomosの基本機能を利用できるようになります。すべての対象スタッフがログインできた時点で、セットアップ作業は完了です。
今後の運用に向けた留意事項
運用開始後は、以下の点を意識することで、より安定したシステム活用が可能になります。
■ スタッフ情報の更新
異動・退職・所属変更などがあった際は、速やかにアカウント情報を更新・削除してください。
■ チャネルとお知らせの整理
不要なチャネルのアーカイブや、お知らせの掲載期間管理を定期的に実施することで、情報の混在を防げます。
■ アクセス状況の確認
kotomosでは管理者向けにスタッフのログイン状況やアクセスログを確認できる機能があります。定期的な確認を通じて、活用状況を把握し、周知漏れや未利用者へのフォローに役立ててください。
■ 運用ルールや活用方針の見直し
現場の声や運用実態をもとに、定期的にチャネル運用方針や投稿ルールを見直すことを推奨します。