Step2. 利用するスタッフを登録する が完了したら、チャットの利用設定を行います。
チャットの利用設定
チャットの利用設定では、kotomosを活用したコミュニケーション設計に関する設定を行うことができます。医療機関ごとの運用方針に応じて、チャットの利用範囲やルールをあらかじめ設定してください。
チャット利用の設定項目
チャットの利用設定は以下の項目を定義することができます。詳細な設定方法は、チャットの利用設定を行うをご参照ください。
| デフォルトチャンネル | 新規スタッフが自動的に参加するチャンネルを既存のチャンネルから設定します。 |
| チャンネルの作成 / 削除 |
管理者以外のスタッフが新しいチャンネルを作成・削除できるかどうかを設定します。 |
| チャンネルへの招待 / 削除 | 管理者以外のスタッフが、チャンネルへのメンバー招待・削除を行えるかどうかを設定します。 |
| ダイレクトメッセージ（DM）の許可 | スタッフ間で、1対1または複数人でのダイレクトメッセージを利用できるようにするかを設定します。 |
利用設定に関する補足
デフォルトチャンネル
全スタッフが参加すべき全体連絡用チャンネルなどをデフォルトチャンネルとして設定できます。デフォルトチャンネルを設定すると、スタッフ登録と同時に自動的に参加状態となるため、全員を漏れなくチャンネルへ招待できます。
チャンネルの作成 / 削除、チャンネルへの招待 / 削除
管理者以外のスタッフに対しても、チャンネルの新規作成・削除、ならびにメンバーの招待・削除を許可するかどうかを制御できます。
一般スタッフに権限を付与する場合、現場で必要なタイミングでチャンネルを作成したり、関係者を迅速に招待できるため、情報共有のスピードと柔軟性が向上します。一方で、運用ルールが不十分な場合、チャンネルの増加や招待ミスが発生し、情報管理が煩雑化する可能性があります。
管理者のみに操作を制限する場合、不要なチャンネルの乱立や誤操作を防止できるというメリットがありますが、スタッフからの作成依頼・招待依頼が都度必要となるため、運用の機動性が低下する点に留意が必要です。
運用方針に合わせて権限設定を行い、必要に応じてチャンネル運用ガイドラインを併用することを推奨します。
ダイレクトメッセージ（DM）の許可
ダイレクトメッセージ（DM）を許可すると、スタッフ同士で1対1または少人数の個別コミュニケーションが可能になります。これにより、業務連絡や確認事項を迅速にやり取りでき、特に即時性が求められる場面で有効です。
一方で、DMを許可しない設定とすることで、情報が分散せず、チャンネル内に集約されやすくなります。業務の透明性を維持したい場合や、情報管理の一元化を重視する施設では、この運用が適しています。
施設の運用方針に応じて適切な設定を選択し、必要に応じてDM利用に関するガイドラインを整備することを推奨します。